On peut faire une demande de recherche de renseignements par des moyens électroniques.

(i) Recherches par moyens électroniques :

Les personnes qui veulent des renseignements au sujet de l'accès électronique direct doivent communiquer avec la Direction de l'enregistrement des sûretés mobilières.

 

Dans les cas où une sûreté ou un privilège non possessoire est enregistré pour un particulier, les renseignements suivants doivent apparaître à son sujet sur l'état de financement/ demande de privilège, sur une ligne réservée au particulier débiteur :

PREMIER PRÉNOM,
INITIALE DU DEUXIÈME PRÉNOM, LE CAS ÉCHÉANT,
NOM DE FAMILLE et
DATE DE NAISSANCE

Les demandes de renseignements effectuées à partir de toutes ces informations sont appelées «recherche à partir de renseignements précis sur un particulier». Voici comment il faut présenter les renseignements sur la demande de recherche :

Seuls sont inclus dans le résultat de la recherche les enregistrements sur lesquels le nom et la date de naissance du débiteur sont énoncés exactement selon la forme donnée par le demandeur, à l'exception des cas suivants : 1. Les règlements pris en application de la PPSA prévoient que dans le cas de l'enregistrement d'un avertissement (consulter la section du présent guide intitulé «Enregistrement au titre de la PPSA»), il n'est pas obligatoire d'inscrire la date de naissance du particulier. Le résultat d'une recherche en fonction de renseignements précis sur un particulier comprend également les avertissements enregistrés en vertu de la PPSA sans la date de naissance du particulier.

2. Selon les règlements pris en application de la PPSA, la date de naissance d'un cessionnaire particulier n'a pas à être précisée sur un état de modification du financement s'il s'agit d'un transfert sauf si le créancier garanti connaît cette date. Le résultat d'une recherche en fonction de renseignements précis sur un particulier comprend tous les documents ainsi enregistrés sur lesquels n'apparaît aucune date de naissance, ainsi que les enregistrements s'y rattachant (soit les documents jumelés d'un même groupe).

Il convient de noter que dans les cas où le nom faisant l'objet de la recherche de renseignements est reproduit sans initiale pour le deuxième prénom, seuls les enregistrements sur lesquels le nom du débiteur est consigné sans initiale seront déclarés. Par exemple, si la recherche porte sur JEAN TREMBLAY 26 JUIN 1952, les enregistrements sous JEAN F. TREMBLAY 26 JUIN 1952 ne seront pas déclarés.

Si le demandeur ne sait pas avec certitude quelle partie du nom d'un particulier constitue son premier prénom et son nom de famille, celui-ci peut décider d'inscrire le nom dans un certain ordre et d'inverser cet ordre par la suite.

 

Ce type de recherche offre une solution de rechange pour la recherche à partir de renseignements sur un particulier, lorsque les demandeurs ne connaissent pas avec certitude ou ignorent la date de naissance et (ou) l'initiale du deuxième prénom du débiteur faisant l'objet de la recherche. Voici les renseignements nécessaires pour effectuer cette recherche :

LE PREMIER PRÉNOM et LE NOM DE FAMILLE

Voici comment ces renseignements doivent être reproduits sur la demande de recherche de renseignements :

Seuls sont déclarés les enregistrements sur lesquels le premier prénom et le nom de famille sont inscrits exactement de la même façon que ceux qui font l'objet de la recherche. Par exemple, une recherche portant sur JEAN TREMBLAY ne permet pas de connaître les enregistrements effectués au nom de JEAN TREMBLEY ou TI-JEAN TREMBLAY. Cependant, tous les enregistrements qui reproduisent exactement le premier prénom et le nom de famille seront déclarés, peu importe l'initiale inscrite, le cas échéant. Par exemple, une recherche sur le nom JEAN TREMBLAY donnera lieu à la déclaration des enregistrements pour JEAN C. TREMBLAY, JEAN F. TREMBLAY, JEAN P. TREMBLAY, et ainsi de suite. De même, tous les enregistrements seront déclarés, quelle que soit la date de naissance inscrite (le cas échéant). Par exemple, une recherche sur JEAN TREMBLAY entraînera la déclaration des enregistrements pour JEAN TREMBLAY né le 30 OCTOBRE 1925, de même que sur JEAN TREMBLAY né le 21 MAI 1959.

Si le demandeur ne sait pas avec certitude quelle partie du nom d'un particulier constitue son premier prénom et son nom de famille, celui-ci peut décider d'inscrire le nom dans un certain ordre et d'inverser cet ordre par la suite.

Le désavantage d'effectuer une recherche à partir de renseignements non précis sur un particulier portant un nom répandu est que le demandeur peut obtenir de nombreux enregistrements qui ne concernent pas la personne qui l'intéresse. Par contre, l'avantage que présente cette méthode est que le demandeur peut obtenir des enregistrements même s'il a commis une erreur lors de l'inscription de la date de naissance ou de l'initiale du débiteur. Cette méthode pourrait même permettre d'éviter des litiges.

 

Il n'existe, dans ce cas, qu'un seul type de recherche possible. Pour que cette recherche porte fruit, le demandeur doit indiquer le nom exact du débiteur commercial. Les règlements pris en application de la PPSA et de la RSLA définissent les détails à indiquer sur les noms des entités artificielles pour l'enregistrement d'un état de financement/ de-mande de privilège. La version française des sections pertinentes de ces règlements se trouve à l'Annexe B (PPSA) et à l'Annexe C (RSLA) du présent guide, afin d'aider le demandeur à savoir quel nom il doit chercher. Le demandeur devrait noter que les résultats de la recherche peuvent porter sur d'autres enregistrements comprenant le nom d'une entreprise qui, selon l'avis du registrateur, s'apparente à celui qui fait l'objet de la recherche. S'il croit qu'il existe d'autres noms analogues (distincts de ceux qui s'apparentent à celui recherché, selon le registrateur), il appartient au demandeur d'effectuer de nouvelles recherches à partir de ces noms. Les lecteurs trouveront à l'Annexe F un exposé et des exemples des types de noms de débiteurs commerciaux qui s'apparentent, de l'avis du registrateur.

Dénominations sociales en français ou en anglais : Lorsqu'il effectue une recherche d'après le nom d'un débiteur commercial, le demandeur devrait s'assurer du nom exact de la personne morale en consultant ses statuts constitutifs. La Loi sur les sociétés par actions de l'Ontario prévoit que la personne morale peut adopter une dénomination, dans ses statuts constitutifs, en anglais, en français, en anglais et en français, ou sous une forme combinée anglais-français, et qu'elle peut, selon la loi, choisir l'une de ces formes de dénomination sociale.

Selon les règlements pris en application de la PPSA et de la RSLA, la personne morale qui a adopté une dénomination anglaise et une dénomination française doit inscrire ces DEUX dénominations. La dénomination anglaise doit être inscrite sur une ligne réservée au débiteur commercial et la dénomination française sur une autre ligne. Les recherches effectuées à partir de l'une ou l'autre de ces deux dénominations permettront, de prendre connaissance de l'enregistrement effectué d'après la dénomination française ou la dénomination anglaise. Cependant, le demandeur a intérêt à effectuer sa recherche à partir des deux dénominations, étant donné que l'ancienne PPSA n'exigeait pas le dépôt de deux dénominations.

Dans tous les cas, la demande de renseignements devrait s'effectuer à partir du nom exact reproduit dans les statuts.

Des exemples des différents types de dénomination sociale sont reproduits à l'Annexe E.

Appellations commerciales : Le demandeur devrait songer à la possibilité d'effectuer une recherche non seulement à partir du nom exact du débiteur, mais aussi à partir de ses appellations commerciales. Ces appellations, même si les règlements n'exigent pas qu'elles soient inscrites sur un état de financement/ demande de privilège ou un état de modification du financement/ état de modification, peuvent quand même y figurer. Ce genre de recherche présente un avantage, puisqu'il permet d'inclure dans le résultat des enregistrements effectués seulement d'après l'appellation commerciale du débiteur, par erreur. Cette démarche pourrait même permettre d'éviter des litiges.

 

Le numéro d'identification du véhicule permet d'effectuer ce type de recherche. Il s'agit du numéro que la personne qui a construit un véhicule y appose à des fins d'identification. Chaque véhicule automobile a un NIV qui lui est propre. Depuis un certain nombre d'années, toutes les voitures construites au Canada doivent porter un NIV alphanumérique normalisé de 17 caractères; depuis 1982, toutes les voitures neuves vendues au Canada doivent respecter cette norme. Les véhicules automobiles autres que des voitures (par exemple, les motocyclettes) portent un NIV qui n'est pas soumis à la norme ci-dessus.

Dans la plupart des cas, le NIV des véhicules automobiles est reproduit sur une plaque signalétique qui y est apposée. (Sur les voitures, cette plaque se trouve généralement sur le tableau de bord.) C'est ce numéro qui sert à la recherche. IL NE FAUT PAS SE FIER AU NIV REPRODUIT SUR LE PERMIS DE CONDUIRE OU LE «TITRE DE PROPRIÉTÉ». IL FAUT LE PRÉLEVER SUR LE VÉHICULE, POUR S'ASSURER QUE LA RECHERCHE PORTE SUR LE NIV EXACT. Si le NIV apposé sur le véhicule et celui qui est reproduit sur le permis de conduire ou le titre de propriété ne concordent pas, le demandeur peut effectuer une nouvelle recherche en fonction du NIV reproduit sur le permis ou le titre. Cette recherche serait effectuée pour les mêmes motifs qu'une recherche à partir d'une appellation commerciale.

Le demandeur doit noter que le résultat de la recherche peut porter sur d'autres enregistrements reproduisant un NIV qui, selon le registrateur, s'apparente à celui qui fait l'objet de la recherche. S'il juge que d'autres NIV sont analogues (soit des NIV distincts de ceux qui s'apparentent aux NIV recherchés, de l'avis du registrateur), il appartient au demandeur de faire une recherche plus approfondie sur ces NIV.

Le demandeur peut décider de n'effectuer une recherche que pour les groupes de documents qui correspondent exactement au NIV recherché, ou encore à la fois sur les documents qui y correspondent exactement et sur ceux qui s'y apparentent, selon le registrateur.

Les résultats peuvent prendre deux formes : le certificat et le compte rendu de vive voix.

(i) Le certificat

La PPSA prévoit que :

43( 1) À la demande de la personne qui désire que des recherches soient faites dans le répertoire des particuliers débiteurs, dans celui des commerçants débiteurs ou dans celui des numéros d'identification des véhicules automobiles, et sur paiement des droits prescrits, le registrateur délivre un certificat indiquant si, à la date et à l'heure qu'il porte :

a) est enregistré un état de financement ou un état de modification du financement sur le registre central du système d'enregistrement, portant à l'endroit désigné le nom du débiteur ou le numéro d'identification du véhicule automobile faisant l'objet des recherches et indiquant, le cas échéant, le numéro d'enregistrement et les autres renseignements inscrits;

b) les renseignements dont l'article 78 [enregistrements au titre de la Loi sur l'enregistrement des sûretés constituées par les compagnies et associations] exige ou permet l'inscription sont inscrits sur le registre central du système d'enregistrement dans lequel figure le nom du débiteur faisant l'objet des recherches;

c) est enregistré une revendication de privilège ou un état de modification en vertu de la Loi sur le privilège des réparateurs et des entreposeurs sur le registre central du système d'enregistrement, portant à l'endroit désigné le nom du propriétaire ou le numéro d'identification du véhicule automobile faisant l'objet des recherches et indiquant, le cas échéant, le numéro d'enregistrement et les autres renseignements inscrits.

La Loi prévoit en outre que :

43( 3) Le certificat délivré en vertu du paragraphe (1) peut contenir des renseignements relatifs à un état de financement ou à un état de modification du financement enregistrés sur le registre central du système d'enregistrement, portant à l'endroit désigné, le nom d'un débiteur ou le numéro d'identification d'un véhicule qui, de l'avis du registrateur, ressemble à celui faisant l'objet des recherches.

On peut se procurer un certificat en faisant la demande par téléphone ou par voie électronique.

Le certificat demandé par la personne qui effectue une recherche de renseignements porte sur tous les enregistrements qui correspondent aux détails de la recherche, conformément aux modalités exprimées à la section précédente du présent guide. Si la recherche porte sur des renseignements précis ou non précis au sujet d'un particulier, des renseignements sur un débiteur commercial ou un NIV exact, les enregistrements sont présentés selon l'ordre chronologique inverse, en fonction du numéro d'enregistrement du document principal du groupe. Si une recherche à partir du NIV comprend à la fois des groupes identiques et analogues (selon l'avis du registrateur), les groupes qui correspondent exactement au NIV faisant l'objet de la recherche apparaîtront en premier sur le certificat. Puis, après l'énumération de tous les enregistrements qui correspondent parfaitement aux critères de la recherche, les enregistrements correspondant parfaite-ment et les enregistrements analogues sont déclarés selon l'ordre chronologique inverse, en fonction du numéro d'enregistrement du document principal du groupe.

RENSEIGNEMENTS La recherche de renseignements mis à jour peut également donner lieu à la délivrance d'un certificat.

Une caisse d'assurance a été constituée afin de permettre aux personnes qui subissent un préjudice du fait d'une inexactitude ou d'une omission dans le cadre du système d'enregistrement, ou en raison de l'inscription et de la préparation du certificat d'être indemnisées. La Loi définit les conditions selon lesquelles les demandes d'indemnités peuvent être présentées, ainsi que le processus d'indemnisation grâce à cette caisse.

(ii) Le compte rendu de vive voix

Pour les recherches par téléphone ou par voie électronique, le demandeur peut obtenir un compte rendu de vive voix.

a) Dans le cas d'une recherche à partir de RENSEIGNEMENTS PRÉCIS SUR UN PARTICULIER, tous les enregistrements qui correspondent parfaitement aux détails de la recherche peuvent faire l'objet d'un compte rendu de vive voix, sous réserve d'un maximum en ce qui concerne le nombre de groupes d'enregistrements.

b) Dans le cas d'une recherche à partir de RENSEIGNEMENTS NON PRÉCIS SUR UN PARTICULIER, il se peut très bien qu'un certain nombre d'enregistrements correspondent aux détails de la recherche. Si le nombre d'enregistrements est inférieur à un minimum établi, tous les groupes font l'objet d'un compte rendu de vive voix, selon un ordre chronologique inverse, en fonction du numéro d'enregistrement du document principal du groupe.

Si le nombre de groupes d'enregistrements est supérieur au minimum fixé mais inférieur à un maximum établi, le système permet au préposé d'afficher à l'écran un index énumérant les noms inscrits. Apparaissent également à l'index l'initiale du deuxième prénom (le cas échéant) et la date de naissance (le cas échéant) de chaque débiteur énuméré, son adresse et le nom du créancier garanti. Le préposé communique ces renseignements au demandeur, qui devra l'aider à choisir, à partir de la liste, les noms pertinents; il fait ensuite un compte rendu des détails sur les groupes d'enregistrements choisis par le demandeur selon un ordre chronologique inverse, en fonction du numéro d'enregistrement du document principal du groupe.

c) Dans le cas d'une recherche à partir du NOM DU DÉBITEUR COMMERCIAL, tous les enregistrements qui correspondent exactement aux détails de la recherche et ceux qui sont semblables, de l'avis du registrateur, seront communiqués de vive voix si leur nombre est inférieur à un certain maximum fixé. Les groupes d'enregistrements seront communiqués en ordre chronologique inverse, en fonction du numéro d'enregistrement du document principal du groupe.

d) Dans le cas d'une recherche de renseignements en fonction du NIV, le demandeur peut obtenir un compte rendu à partir des groupes parfaitement identiques, ou encore des groupes identiques et analogues. (Un groupe d'enregistrements identiques se compose d'enregistrements qui comportent le NIV, faisant l'objet de la recherche, à l'endroit désigné, et tous les enregistrements pertinents.) Le préposé communiquera au demandeur le nombre de groupes identiques et le nombre de groupes identiques et analogues, et lui demandera de faire un choix. Il peut y avoir plusieurs groupes d'enregistrements identiques, étant donné que plusieurs sûretés peuvent grever un véhicule et que plusieurs privilèges non possessoires peuvent être enregistrés pour un seul et même véhicule.

Quel que soit le choix du demandeur, le préposé ne fait un compte rendu de vive voix que si le nombre de groupes est inférieur à un certain maximum. Les groupes d'enregistrements sont déclarés selon un ordre chronologique inverse, en fonction du numéro d'enregistrement du document principal du groupe. Si le demandeur souhaite obtenir, dans le compte rendu établi de vive voix, la liste des groupes identiques et analogues d'enregistrements, ce compte rendu ne fera pas état, en premier lieu, des groupes identiques, suivis des groupes identiques et analogues selon l'ordre chronologique inverse, comme dans le cas du certificat.

Dans chacun des cas précédents, si le nombre de groupes d'enregistrements faisant l'objet du compte rendu est supérieur à un certain maximum, le résultat de la recherche sera présenté sous forme imprimée.

Dans tous les cas où une recherche donne lieu à un compte rendu comprenant un nombre élevé d'enregistrements, le demandeur a l’option de recevoir un compte rendu imprimé ou d’annuler l’impression du compte rendu. Pour recevoir le compte rendu imprimé, le demandeur doit fournir un nom et une adresse postale pour l'envoi du compte rendu.

Dans tous les cas où la recherche donne lieu à un compte rendu comportant un nombre élevé d'enregistrements, un certificat est délivré (voir ci-dessus). Le demandeur doit alors acquitter les droits prévus dans le cas d'un compte rendu de vive voix. Si le compte rendu est fourni de vive voix, le demandeur ne peut être indemnisé par la Caisse d'assurance.